Введение

Обилие разнообразных документов, циркулирующих на предприятиях (документооборот), приводит к необходимости применения электронных средств, улучшающих работу с документами (электронный документооборот  ЭД) и систем электронного документооборота  СЭД, в основе которых для хранения информации используются системы управления базами данных  СУБД, такие как Oracle, SQL Server и др.

В стране используются различные СЭД. Наиболее распространенными в России являются: ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Documentum, Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС - Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), МОТИВ (Мотив) и др. Например, система «Е1 Евфрат» является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров . Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы, база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет:

в значительной степени снизить время согласования документов;

повысить скорость и эффективность исполнения поручений;

навсегда устранить проблему потерянных документов;

снизить затраты на ведение архива;

упростить процесс поиска документов.

Для руководителей переход предприятия на электронный документооборот подразумевает:

возможность более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;

учитывать рабочее время сотрудников;

оперативно согласовывать документы, выдавать резолюции и поручения с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.

Система имеет следующие модули.

Электронный документооборот

Автоматизация бизнес-процессов

Управление договорами

Работа с финансовыми документами

Электронный архив

Взаимодействие с клиентами

Графический дизайнер форм

Графический редактор маршрутов

Генератор отчетов

Работа с шаблонами

Просмотр и печать

Делопроизводство

Модуль безопасности и др.

Наиболее популярными из них являются: делопроизводство, электронный документооборот, взаимодействие с клиентами, управление договорами, электронный архив, работа с финансовыми документами.

В методическом пособии рассмотрены основные правила работы с документами и методика выполнения самостоятельной работы студентами, изучающими дисциплины «Делопроизводство» и «Электронный документооборот».

Глава 1. Основные понятия электронного документооборота (эдо)

Определения

В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым понятием. Подобно тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.

Документ  результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. в виде письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Он изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» В Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информа­ция (документ) - зафиксированная на материальном носите­ле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управ­ленческих решений, выступает как доказательство их исполне­ния и источник для обобщений, а также как материал для спра­вочно-поисковой работы. В управленческой деятельности до­кумент  это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Э лектронный документ - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Документооборот  циркуляция документов на предприятиях.

Электронный документооборот (ЭД)  циркуляция документов на предприятиях, происходящая с участием электронных средств. При переходе организации на электронный документооборот необходимо руководствоваться рекомендациями нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-12007 «Управление документами. Общие требования».

Система электронного документооборота (СЭД)  организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основными задачами, решаемыми СЭД, являются:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документи­рование и организацию работы с документами», Т.е. весь про­цесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив .

Параллельно с термином «делопроизводство» использует­ся термин «документационное обеспечение управления» или. Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспе­чением. Для унификации терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе, относящихся к делопро­изводству, аналогично стало использоваться понятие «докумен­тационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство». Например, в названиях таких нормативных документов, как «Государствен­ная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учреди­тельный договор, структура и штатная численность, штат­ное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. т -2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета при­былей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные за­писки, протоколы и др.);

нормативные документы государственных органов - доку­менты, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от государственных и муниципальных организаций.

Кроме того существуют ком­мерческие контракты (договоры), которые являются основны­ми документами предпринимательской деятельности. Все перечисленное выше относится к организационно-рас­порядительным документам (ОРД). Исключение - финансово-бухгалтерские документы со специфическими особеннос­тями составления и обработки, что регламентируется специ­альными инструкциями.

Оформление документов

Требования к тексту документа.

Служебный документ должен быть безупречен в юридическом отношении. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте ­информации и точности, что исключает возможность двояко­го понимания текста.

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В ·протоколах используется форма изложе­ния текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведет­ся от 3 -го лица единственного числа («Иванов возражает... и предлагает»).

В служебных документах широко применяются сокращения слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие инфор­мации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, реко­мендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, например, ОРД (организа­ционно-распорядительная документация). Документы бывают простыми и сложными. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы (протоколы, приказы, постановления) чаще всего касаются не­скольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.

При составлении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Как правило, в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели со­ставления документа, во второй  выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Обычно текст документа делится на абзацы  простейшие компоненты текста, состоящие из од­ной или нескольких фраз (предложений) и характеризующие­ся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Объёмные тексты (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части (разделы, под­разделы, пункты, подпункты). Они нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требо­ваниям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер разде­ла, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Трафарет - заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует кон­кретную ситуацию, отражаемую данным документом. В текстовых редакторах компьютерных систем такие трафаретные формы документов называются «template» (шаблон).

В частности, для бухгалтерских документов Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации», а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содер­жать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой состав­лен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; .

наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

личные подписи указанных лиц.

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Он бывает двух видов: типовой формуляр и формуляр-образец.

Первый характерен для кон­кретного вида документов, например приказа, акта. Он харак­теризуется определенным количеством реквизитов, располо­женных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр-образец это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются рек­визиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Они записываются в определенной последовательности, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведе­но определенное место на листе бумаги. При этом для рек­визита с постоянной информацией рассчитывается необходи­мая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида до­кумента, этапов его подготовки и работы с ним.

Бланк  стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе доку­мента. В организации обычно применяется два вида бланков  для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов до­кументов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители мо­гут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизи­тов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации  автора документа, справочные данные об организации, авторе доку­мента,  дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Герб изображается на бланках учреждении и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством.

Логотип (эмблема организации или товарный знак)- символическое графи­ческое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве логотипа используется зарегистрированный товарный знак (тор­говая марка фирмы). Может состоять из графически оформ­ленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, от­ражающего главное направление ее деятельности. Размеры логотипа не ограничены.

Наименование и справочные данные автора докумен­та. В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должност­ное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должно­стное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указы­вается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систе­му которой входит данная организация. Вышестоящая инстан­ция указывается лишь в бланках тех предприятий или орга­низаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в блан­ке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электрон­ной почты и www-страницы (если они есть), номера счетов банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс, в конце  название страны.

Дата  обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, в этом случае они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. - датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2012). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат  21 мая 2002 года, он применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2012.03.08). При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа  это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних докумен­тов обычно проводят по группам документов  в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных введениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номе­ру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный состав) например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условнымобозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или его копия). При регистрации документов от граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии (например: В-17, Д-124). На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо (например: № 463 / 162 / 298).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его составления или издания включает информацию о документе, на который дается ответ (пример: на № __ от ___). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. В общем бланке вместо номера и даты входящего доку­мента указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название орга­низации. ОАО «Тульские самовары» не указывает г. Тула, а АО «Шарикоподшипник» должно указать - Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пункта­ми проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

Адресация (адресование) , т.е. указание получателя информации, про­изводится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресатом может быть организация, структурное подраз­деление, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из сле­дующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именитель­ном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией, например: Г. И. Иванову);

почтовый адрес;

телефон, факс и др.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними - 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается длиной текстового поля спра­ва. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся. До­пускается центрировать каждую строку адресата по отноше­нию к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рас­сылку и на каждом документе указывается только один кон­кретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвер­тым адресатом не проставляется.

Согласование подготовленных документов осуществляется перед их подписанием. Документы согласовываются с заинтересованными учреж­дениями, структурными подразделениями, отдельными долж­ностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевре­менности документа, соответствия действующим законода­тельным и нормативным актам и является, по существу, оцен­кой проекта.

Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внут­реннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного до­кумента. В учреждениях, имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдель­ном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если выполнение документа связано с финансовыми за­тратами, требуется согласование с финансовой службой (глав­ным бухгалтером).

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа будет отправлен, то виза рас­полагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших докумен­тов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформ­лении. При наличии компьютерной сети согласование текста до­кумента можно провести одновременно с несколькими специ­алистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным должностным лицом и с другим документом - чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Подписание и утверждение документов. Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы согласно своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На доку­ментах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содер­жание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например, акты, под­писывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывают руководитель учреж­дения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписа­ния первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководите­лем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». Подписывается, как правило, первый экземпляр доку­мента.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должно­сти не входит название учреждения. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности. Если документ подпи­сывают несколько лиц, равных по должности, их подписи рас­полагаются на одном уровне.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если доку­мент подписывает его заместитель или исполняющий обязан­ности, обязательно указываются фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.о.») и его фамилия.

Порядок подписания документов, создаваемых и передава­емых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Фе­дерального закона «Об информации, информатизации и защи­те информации»:

документ, полученный из автоматизированной инфор­мационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

юридическая сила документа, хранимого, обрабатыва­емого и передаваемого с помощью автоматизированных инфор­мационных и телекоммуникационных систем, может подтверж­даться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в ав­томатизированной информационной системе программно-тех­нических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования;

право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронная цифровая подпись в электронном документе согласно ст. 4 равнозначна собственноручной подписи в до­кументе на бумажном носителе при одновременном соблюде­нии нескольких условий, которые перечисляются в статье.

Печать ставится на подпись ответственного лица печать для заверения её подлинности. Печати бывают двух видов: гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и простая. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В цент­ре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности - наименование юридического лица, которое дол­жно соответствовать наименованию, закрепленному в учреди­тельных документах. Сокращенное наименование дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и приводится в круглых скобках после полного наименования.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квад­ратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или струк­турной части.

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «верно», наиме­нование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату за­верения. Например:

Верно Секкретарь Личная подпись Т.В. Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами, имеющими оди­наковую юридическую силу: специально издаваемым докумен­том (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЁН

Президент акционерного общества Приказом министра

«Сатурн» образования России

Подпись А. В. Нептунов 21.05.2012 №36

Слова «утверждаю» и «утвержден» пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверж­дения указываются должность, подпись, расшифровка подпи­си (инициалы и фамилия) лица, утверждающего документ, и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей или вышестоящей организации. Располагается гриф утверж­дения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Отметка о поступлении документа в организацию делается при поступлении документа в организацию. Отметка фиксирует факт и время приема его в даннойорганизации, она делается специальным штемпельным аппаратом или вруч­ную резиновым штемпелем. Отметка состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получе­ния и входящего учетного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение за него отвечает.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автомати­чески.

Идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном варианте об этом делается специ­альная отметка. Идентификатором электронной копии доку­мента является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации.

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должно­стным лицом и содержащая принятое решение. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распоряди­тельному документу: четкость, конкретность, краткость. Резо­люция состоит из следующих элементов:

Резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «вы­делить 300 тыс. руб.», «отказать»); указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя; что поручается - характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:

Ивановой А. В.

Свяжитесь с филиалами и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.2012. Личная подпись 28.07.2012

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за испол­нение документа и организует работу других соисполните­лей, привлекаемых по указаниюруководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно пос­ле фамилии.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нём проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель - на­поминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении  это завершающая отметка на документе. Она свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Подписывает и дати­рует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит по­мешается на нижнем поле в левой его части. Например:

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

• Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
• Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
• Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

• Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
• Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
• Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
• Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
• Разграничивать доступ к документам;
• Использовать стандартные формы для всех документов;
• Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
• Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
• Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

• Не все контрагенты пользуются ЭДО;
• На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборота позволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

• материалы могут быть утеряны;
• появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение;
• документы могут попасть в руки сторонним людям;
• на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени;
• каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу;
• согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборот можно избавиться от всех этих сложностей, а также:

• повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами;
• сформировать слаженную систему работы внутри компании;
• увеличить оперативность получения необходимых данных;
• повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами;
• сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Как выбрать подходящую СЭД?

Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система была создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую вашим потребностям в рамках работы предприятия.

Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы. Очень часто можно встретить упоминания о системах ERP. Многие считают, что они способны решить абсолютно все проблемы внутри отдельно взятого предприятия, но это далеко не так. Наиболее оптимальный вариант – сочетание системы ERP и автоматической системы ДОУ.

Чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, достаточно придерживаться нескольких простых советов.

1. Важно сначала определиться с задачами, которые будет выполнять данная система. При необходимости проконсультируйтесь со специалистами.
2. Далее следует полностью изучить все имеющиеся на рынке предложения, обладающие данным функционалом.
3. Выберите систему, которую можно легко настроить в любой удобный момент времени, а затем проверьте ее с помощью демо-версии. Некоторые компании, занимающиеся производством СЭД, оказывают бесплатную поддержку на период тестирования.
4. Совсем не нужно сразу приобретать дорогую систему, обладающую высокой мощностью.
5. Процесс внедрения можно осуществить в несколько этапов, потратив необходимую сумму по частям.

Тонкости внедрения СЭД

Срок внедрения электронной системы документооборота может существенно различаться: некоторые специалисты утверждают, что способны выполнить процесс в кратчайшие сроки. Единственный минус данной схемы – специалисты стараются получить от заказчика максимально возможное количество денег за свою работу.

Процесс внедрения может зависеть от большого количества факторов.

Класс системы

Система ARM может быть внедрена за неделю, а внедрение структуры ERP может потребовать от заказчика и специалистов большого количества времени (месяц, полугодие, год).

Масштаб

Чем больше система, тем больше времени и усилий необходимо приложить для ее внедрения. Кроме всего прочего, необходимо обучить всех пользователей системы работать с ней и установить нужное ПО на всех компьютерах организации.

Простота управления

Некоторые производители адаптируют систему согласно имеющимся требованиям заказчика, меняя программный код. Такая адаптация занимает большое количество времени, если же систему можно адаптировать с помощью изменения настроек, это происходит намного быстрее.

Этапы организации

Сама организация документооборота должна состоять из шести этапов, но их количество может меняться:

Данные этапы могут быть осуществлены параллельно.

Если вы не знаете, как организовать электронный документооборот в организации, главное внимание нужно будет обратить на обучение сотрудников предприятия. Все работники должны быть обучены максимально качественно, иначе даже совершенные системы будут давать сбой в работе.

Переход от бумажного документооборота к электронному может быть осуществлен в срок от 2 недель до 6 месяцев; внедрение новых систем может занять от 12 до 24 месяцев. Отдельно следует рассмотреть стоимость данной системы. Общая закономерность: все системы единого класса обладают схожей стоимостью, которая зависит от целого ряда факторов.

Экономическая эффективность электронного оборота документов уже давно обсуждается среди специалистов и в прессе. Сложно оценивать данную эффективность, поскольку необходимо учитывать важность СЭД для каждого предприятия.

Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами.

Скачайте полезные документы:

Зачем нужна система электронного документооборота

Наверное, уже не осталось ни одной компании, где бы в системе делопроизводства не использовали компьютеры и локальные сети. Поэтому термины ЭДО, электронный документооборот, рано или поздно начнут упоминать в разговорах о ближайших планах даже небольших организаций.

Электронный документооборот кратко - это перевод документопотоков организации в цифровую электронную форму, автоматизация всех процессов обработки документов.

Какие преимущества дает компании внедрение и ведение электронного документооборота с помощью специализированного программного обеспечения - системы электронного документооборота (СЭД)?

1. Растет эффективность труда и, как следствие, его производительность. Автоматизированный поиск по любому запросу позволяет существенно сократить время обработки документов, обеспечить контроль своевременности их исполнения.
2. Сотрудники получают мгновенный доступ к любому созданному и зарегистрированному в системе документу. Появляется возможность оперативно вносить исправления, доступа к документам можно разграничить по исполнителям.
3. Минимизируется влияние «человеческого фактора», исключаются ошибки, связанные с ним.
4. Сокращаются затраты за счет повышения эффективности труда, снижаются издержки на оргтехнику и расходные материалы.
5. Улучшаются взаимодействия как между отдельными исполнителями, так и между подразделениями компании. Обмена информацией и прохождение управленческих сигналов ускоряются.
6. Сокращается время создания, согласования и утверждения документации за счет обеспечения коллективного доступа и контроля сроков исполнения каждого этапа.
7. Снижаются затраты на организацию архивного хранения документов.
8. Повышается степени защиты документации от утраты и повреждения, от несанкционированного доступа.

Поскольку с понятиями «электронный документ, электронный документооборот» знакомы все, кто так или иначе связан с делопроизводством, убеждать в необходимости внедрения СЭД уже никого не надо. Но многие компании еще считают, что сложен и стоит дорого. Но, между тем, осуществить его вполне возможно силами самой организации, что существенно сократит расходы.

Система электронного документооборота (ЭДО): этапы внедрения

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Определитесь с целями и задачами автоматизации. Проанализируйте проблемы ведения документооборота на предприятии, продумайте, будут ли они решены посредством электронного документооборота.

Шаг 2. Проведите предпроектное обследование. Изучите специфику ведения делопроизводства в вашей компании, для этого:

• проведите ревизию документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
• проанализируйте действующие регламенты на предмет оптимизации документопотоков, проследите маршруты движения внутренних и внешних документов;
• изучите процесс создания, согласования и утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;
• проинспектируйте порядок регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• оцените, насколько ведение делопроизводства в компании соответствует нормам и требованиям отраслевых стандартов, законодательству РФ;
• изучите процедуру формирования дел, требования к их текущему хранению и передаче на хранение в архив организации;
• продумайте, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
• проанализируйте полученные данные и сформулируйте технические требования, которым должна отвечать СЭД электронный документооборот.

Схема. Операции над внутренними документами

Шаг 3. Проведите ревизию сложившихся в компании делопроизводственных процессов прежде, чем перейти на документооборот в электронном виде. Нужно систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, повести оптимизацию всей системы делопроизводства в компании. Разработайте регламенты обработки документов, составьте инструкции, в которых установите зоны ответственности между исполнителями, пропишите порядок взаимодействия между ними. Внесите поправки и дополнения в локальные нормативные акты, должностные инструкции. Вместе с IT-службой продумайте вопросы безопасности, разграничения доступа. Руководствуйтесь требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Шаг 4. Составьте схему процесса управления документами, пропишите маршруты документопотоков, порядок и очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Предусмотрите возможность одновременного доступа и совместной работы с документом для всех исполнителей. Составьте техническое задание с учетом конкретных пожеланий и требований.

Шаг 5. Изучите современные СЭД, продумайте, какие изменения и дополнения можно внести в типовую конфигурацию с учетом особенностей, характеризующих электронный документооборот ЭДО вашей организации. Многие компании-разработчики ПО учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки.

Шаг 6. Начните внедрение СЭД в организации, выбрав один из двух вариантов:

1. Внедрите ЭДО по типам документов, когда сначала автоматизируется обработка какого-то одного вида документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
2. Поэтапно внедрите СЭД по подразделениям, когда сначала рабочие места автоматизируют в службе делопроизводства, затем - в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании.

Поскольку при любом варианте уже начинается обработка документов, получите сертификаты для ответственных исполнителей, уполномоченных на подписание документов.

В таблице показано, какие виды электронных цифровых подписей существуют и при подписании каких документов их можно использовать.

Шаг 7. Создайте электронный архив, сконвертировав созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов. Начинать создание электронного архива можно сразу, как только руководство примет решение о необходимости внедрения электронного документооборота.

Электронные дела в номенклатуре дел компании

Шаг 8. Интегрируйте СЭД с другими системами автоматизированного учета, используемыми в компании. Работа в системах электронного документооборота, как правило, подразумевает возможность обмена данными с теми системами учета, которые уже внедрили и сейчас обеспечивают автоматизированный кадровый, финансовый, производственный учет в компании.

Шаг 9. Проведите обучение сотрудников, разработайте руководства для пользователей с учетом специфических особенностей конкретных рабочих мест.

Шаг 10. Обеспечьте контроль над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы. Назначьте в подразделениях ответственных сотрудников, которые будут оказывать остальным оперативную помощь и следить за тем, чтобы соблюдался установленный порядок применения СЭД.

Следует понимать, что внедрение СЭД, документооборот в электронных форматах - не самоцель. Это эффективный инструмент внешнего взаимодействия и не только с органами исполнительной власти и контрольно-надзорными. СЭД обеспечит единый документооборот с обособленными подразделениями и оперативный обмен документами с контрагентами. Проявите инициативу и своих партнеров, поставщиков и заказчиков. Это поможет не только повысить качество и скорость обмена информационными потоками, но и сократить время окупаемости внедренной на предприятии системы электронного документооборота.

В ходе ответа на вопрос: "Что такое ЭДО?" дан краткий экскурс в историю документооборота, определены виды и назначение внутреннего и внешнего оборота документов организации. Раскрыты факторы успеха внедрения систем ЭДО на предприятии и роль электронного документооборота как средства оптимизации закупок. Электронная подпись, удостоверяющие центры и операторы рассмотрены в качестве ключевых компонентов ЭДО. Организация документооборота с государственными органами представлена как средство снижения затрат времени и издержек. Система ЭДО Правительства Москвы приведена в качестве примера внедрения безбумажного документооборота в масштабах мегаполиса.

Что такое ЭДО

Документооборот — движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Понятие электронного документооборота зафиксировано в государственном стандарте. Он дает строгое, но узкое определение:

Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

(ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее - знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.

Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления - сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.

Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.

С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги. Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга - не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент.

И в ту же минуту по улицам курьеры, курьеры, курьеры... можете представить себе, тридцать пять тысяч одних курьеров!

А. Грибоедов

Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.

Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.

Третья - с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.

Четвертая - грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.

Место систем ЭДО среди информационных систем

В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:

• Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
• Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
• Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).

Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).

Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.

Электронный документооборот: виды и назначение

Оборот документов предприятия или организации подразделяется на два основных вида - внешний и внутренний. Исторически сначала развивалась автоматизация внутреннего документооборота.

В хорошо построенной информационной среде предприятия или организации все подсистемы документооборота взаимосвязаны, обмениваются данными между собой и снабжены системой перекрестных ссылок. Так, например, окончательно согласованный текст договора доступен логистике для формирования заявок на оплату, финансистам для контроля, технологам и конструкторам - в части технического задания и т. п.

Основное назначение системы внутреннего ЭДО - предоставить участникам системы информацию, необходимую для их работы и принятия управленческих, технических, финансовых и кадровых решений. Организовать контроль исполнения принятых решений - также одна из важнейших функций ЭДО. Электронный документооборот также является средством организации электронного архива.

На внешнем ЭДО лежат дополнительные функции - он позволяет организациям обмениваться по каналам связи юридически и финансово значимыми документами. Важную роль здесь играет электронная подпись, позволяющая идентифицировать отправителя даже надежнее, чем привычные подписи и печати на традиционных документах.

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

• материальный;
• финансовый;
• трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота - построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении - это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую - и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы - каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота

Системы EDI (Electronic Data Interchange) появились на Западе в 70-е годы XX века.

Они осуществляли электронный документооборот между организациями, позволяли предприятиям размещать и получать заказы на рынке, оформлять отгрузку выпущенной продукции заказчику и формировать соответствующие логистические и финансовые документы в электронном виде.

Бумажные документы при необходимости оформлялись в конце месяца или квартала, их формирование, доставка, акцептование, доставка обратно не тормозила коммерческий и производственный процесс. Тогда же сформировался и стандарт обмена данными EDI, доживший до внедрения XML.

Подключение к электронному документообороту системы EDI позволило намного ускорить коммерческую и производственную деятельность предприятий.

ЭДО с государственными органами

Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах - и для мелких предприятий и организаций.

Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.

Элементы систем внешнего ЭДО

Клиент - организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.

Электронная подпись (ЭП) - специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.(Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной подписи")

В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.

• Простая подпись - удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом - владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
• Усиленная неквалифицированная подпись - удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) - формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем

Удостоверяющий центр (УЦ) - государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).

Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц - участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.

Оператор ЭДО - коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах

Электронная торговая площадка (ЭТП) - это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.

Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.

Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.

• ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
• ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
• ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
• ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
• Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
• Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.

Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.

На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга - каждый покупатель оценивает продавца.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:

• Имуществе.
• Налогах.
• Образованию.
• Пенсионному обеспечению.
• Транспорту.
• Документам.

И многим другим важным моментам.

Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр - заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.

После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений - им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.

Система электронного документооборота Правительства г. Москвы

В столице сформирована и с 2011 года успешно действует система МосЭДО. Электронный документооборот с ее помощью проводят между собой государственные органы, службы, коммерческие и общественные организации. Система хорошо зарекомендовала себя и пользуется заслуженным признанием среди москвичей.

Система внедрена и поддерживается ОАО «Электронная Москва» и объединяет более 78 000 пользователей из 3 000 организаций. Делопроизводство, организационно-распорядительный и управленческий документооборот Правительства Москвы полностью переведены на систему МосЭДО. Электронный документооборот правительства крупнейшего города является отличным доказательством перспективности и состоятельности систем ЭДО в органах государственной власти.

С развитием технологий электронный документооборот будет вытеснять традиционный в течение ближайших лет. Главные доводы в пользу ЭДО - это обеспечиваемые им:

• Скорость.
• Низкие затраты.
• Удобство для всех участников.
• Высокая защищенность.
• Эффективный контроль.

Уже сейчас большая часть закупок в стране проводится с использованием ЭДО. Традиционная документация оформляется вслед совершенным сделкам. Вскоре бумажные документы будут издаваться только в самых важных, исключительных случаях, и вопрос "Что такое ЭДО?" окончательно потеряет свою актуальность.