Правила заполнения км 3. Формы первичной учетной документации при применении ккт

Бывают ситуации, когда кассир ошибочно пробил кассовый чек. Данная статья о том, как правильно документально оформить (отменить) ошибочно пробитый кассовый чек . В статье приводятся пример (образец) заполнения первичных документов когда ошибочно пробит кассовый чек: акт КМ-3 и объяснительная записка кассира .

Отметим сразу, что описанную ниже процедуру следует производить до снятия суточного отчета с гашением.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация №1. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку до снятия суточного отчета с гашением.

В данном случае оформляем возврат денежных средств из кассы следующим образом:
1. Оформляем акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)»;

2. Прикалываем ошибочно пробитый кассовый чек к заполненному акту КМ-3. В случае если в кассовом аппарате применяется термопечать (термобумага), то снимаем копию кассового чека и также прикладываем ее к акту. (Так как кассовые чеки на термобумаге имеют свойства обесцвечиваться. Это делается для того, чтобы в последующем уменьшить вероятность возникновения споров с контролирующими органами);

3. На ошибочно пробитом кассовом чеке ставим отметку «ПОГАШЕНО»;

4. Кассир пишет объяснительную записку на имя руководителя, в которой излагает причину ошибочно пробитого кассового чека. Причиной может быть: невнимательность при работе с ККМ, сбой работы ККМ и прочее;

5. Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);

6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;

7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:

• В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
• В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
• В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
• Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.

Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.

Документальное оформление ошибочно пробитого кассового чека в данном случае похоже на ситуацию №1.

Отличие заключается в том, что записи в журнал кассира операциониста КМ-4 при этом не вносятся. Аннулирование ошибочно пробитого кассового чека при обнаружении ошибки после снятия гашения оформляется РКО (расходным кассовым ордером) из «главной кассы», так как выручка за предыдущий день уже была оприходована.

Источник/официальный документ: постановление Госкомстата №132 от 25.12.98

Название документа: Унифицированная форма КМ №3 "О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам"
Формат: .xls
Размер: 33 кб

Согласно действующему законодательству, а именно Закону РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.92 №2300-1, потребитель может воспользоваться правом вернуть приобретенную продукцию. При этом, исходя из действующего законодательства, право зависит от того, произведена ли оплата наличкой или он расплатился банковской карточкой. Также учитывается временные рамки возврата продукции (в день приобретения или позже).
Если потребитель оплатил и вернул товар в день приобретения, факт возврата средств необходимо подтвердить наличием документации. Для этого используем унифицированную форму КМ-3, с названием «Акт о возврате денежных средств потребителям…» На чеке администратор розничного или оптового заведения обязан заверить акт своей подписью, как основание для возврата денег. Чек наклеивают отдельно вместе с формой КМ-3 и передается в отделение бухгалтерии.

Несколько правил заполнения акта

Оформляется форма км-3 в одном экземпляре. В данном случае, комиссия состоит из 4 должностей:

• руководящего лица компании (директора, заместителя);
• зав. отделом;
• старшего кассира;
• кассира.

Заполняется форма по всем чекам и по квитанциям возвращенных клиентами на возврат продукции. Таким образом выручка уменьшается на возвращенную сумму. Вся эта информация фиксируется в КМ-4.
Составить КМ-3 можно не всегда. Если клиент расплачивается банковской картой, то выдача ему средств действующим законодательством не предусмотрено (обратите внимание на п2 указания Банка России от 20 июня 2007 года 1843-У «О расходовании кассовых наличных средств…»). Скачать скачать бланк формы км-3 можно на сайте.
Скачать бланк формы км-3 можно .

Образец заполнения бланка формы

Подведем итог

Если покупатель приобрел товар за наличную сумму средств, то он вправе вернуть его продавцу, исходя из Закона о правах потребителя. Для этого заполняется акт по форме км-3 в присутствии комиссии из четырех членов организации, в которой приобретался товар. Другие формы можно посмотреть «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов…» в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132. После этого акт передается в бухгалтерию компании для возможности откорректировать сумму кассовой выручки.

В розничной торговле нередко возникают случаи, когда необходимо осуществить возврат денежных средств покупателю. В подобных ситуациях всегда оформляется акт по единой форме КМ-3. О том, как правильно заполнить документ, готовый образец и пример – все это можно найти далее.

Оформление акта происходит во всех случаях, когда кассовые чеки (о покупке) не были использованы, т.е. фактически не удалось реализовать товар или услугу. Такое бывает в 2 случаях:

1. Покупатель по каким-то причинам пожелал вернуть товар или же он не воспользовался услугой, которую уже приобрел. Если законодательство допускает возврат товара, и если покупатель уложился в сроки возврата, он имеет право на полную денежную компенсацию (наличными или возвратом на банковскую карту, в зависимости от способа оплаты).
2. Кассир по ошибке пробил чек, и отменить действие уже невозможно (т.е. чек уже напечатан).

Образец и пример акта 2017 — 2018

Документ имеет единую утвержденную форму и применяется во всех магазинах, сервисных точках и других организациях, занимающихся розничной торговлей. В нем обязательно отражаются следующие сведения:

1. Официальное полное название организации и контактные данные, вид деятельности и ИНН.
2. Наименование кассовой машины и прикладной программы.
3. Номер акта (в соответствии с нумерацией, принятой в компании) и дата его составления.
4. Виза «Утверждаю» руководителя (директора магазина).
5. Табличная часть, в которой в хронологическом порядке перечисляются номера чеков, пробитых ошибочно (или чеков, по которым необходимо вернуть денежные средства), прописывается сумму с точностью до копейки и ставятся ФИО, должность лица, которое разрешило возврат денег (например, старшего кассира или администратора).
6. Далее прописью указывается общая сумма всех возвращенных средств и/или сумма по всем ошибочно пробитым чекам. Прописывается, что на эту сумму следует уменьшить всю выручку по кассе в данный день.
7. Далее ставят подписи все члены комиссии, которые участвовали в составлении акта – обычно это менеджер отдела, старший кассир и сам кассир, который допустил ошибку (или же вернул средства покупателю). Прописывается официальное название должности, ставится подпись и расшифровка (фамилия, инициалы).

В одном и том же акте, допускается запись и возвратных, и ошибочно пробитых чеков. Но все они должны значиться одной датой. Поэтому если подобные операции совершаются в разные дни, на каждый день составляется своя форма.

Бланк представлен ниже:

Заполненный бланк, который можно использовать как образец:

Приложения к акту

К акту в обязательном порядке прикладываются документы, которые подтверждают факт возврата и/или ошибочно созданного и напечатанного чека. Количество приложенных документов должно точно соответствовать количеству чеков, указанных в табличной части:

Что касается объяснительной кассира, то необходимость ее составление регулируется администрацией. При этом не всегда составление документа предполагает обязательную вину сотрудника. Можно оформить объяснительную в качестве дополнительного разъяснения сложившейся ситуации. Пример с ошибочно пробитым чеком представлен ниже.

Порядок заполнения формы

Для заполнения формы КМ-3 необходимо участие комиссии сотрудников, а не только самого кассира-операциониста, который не может принять подобное решение самовольно. Как правило, присутствует представитель администрации магазина и/или старший кассир (а также администратор, менеджер смены и т.п. – в зависимости от правил внутреннего распорядка в компании).

Порядок действий следующий:

1. Производится оценка возможности возврата денежных средств за товар или неиспользованную услугу (например, лекарства, предметы домашнего текстиля не подлежат возврату).
2. В случае принятия положительного решения покупатель составляет заявление, кассир – объяснительную (при необходимости).
3. С покупателем производится полный расчет, о чем ему выдается чек на возврат.
4. В тот же день распечатывается и заполняется форма КМ-3. Все ответственные лица ставят подписи.
5. Документ отправляется на хранение в бухгалтерию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт обязательно заверяется подписью директора (или исполняющего его обязанности лица). После этого проставляется печать, и акт хранится в бухгалтерии в течение минимум 5 лет.

Акт необязательно отправлять для проверки в налоговую инспекцию. Однако его показывают по первому требованию инспектора (или отсылают в налоговую, если она запросит подтверждение).

Буква закона предполагает возможность каждого покупателя вернуть товар, не соответствующий установленным характеристикам. Для того чтобы отразить эту ситуацию в учете и уведомить инспекцию ФНС о том, что продажа отменена, кассиру следует провести возврат товаров от покупателей. В статье расскажем, как заполняется форма KM-3 (Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам ), в каких случаях используется.

Что представляет собой акт КМ-3 и кто его заполняет

В тех случаях, когда покупателем возвращаются товары, приобретенные за наличные средства, в тот же день, кассир обязан обратиться к акту КМ-3. Этот документ является унифицированным и утвержден постановлением Госкомстата в 1998 г. Помимо проведения возврата товаров покупателем, акт КМ-3 непременно следует заполнить в ситуации, когда при проведении продажи кассиром была попущена ошибка, вследствие которой он был вынужден провести операцию «Возврат».

Инструкция по заполнению акта КМ-3

Данный документ должен быть составлен в одном экземпляре созданной комиссией, состоящей из:

• Руководителя компании или структурного подразделения (например, магазина);
• Начальника отдела (заведующий);
• Старшего кассира смены;
• Кассира.

Заполнение акта представим в виде таблицы:

Если в компании составлен акт КМ-3, необходимо оформить эту ситуацию документально. Основанием для составления акта является кассовый чек продажи. Читайте также статью: → « ». Кассир должен наклеить чек на лист бумаги и прикрепить к акту о возврате.

Важно! На чеке должен поставить свою подпись руководитель, а кассир – штамп о погашении чека.

Однако чек в наличие есть не всегда. Как же следует поступить при отсутствии кассового чека? Согласно требованиям закона вернуть товар продавец должен даже в том случае, если у покупателя отсутствует чек продажи. Соответственно, в этой ситуации пакет документов, которые подлежат передаче в бухглатерскую службу, будет состоять из:

• Акта по форме КМ-3;
• Заявления покупателя на возврат;
• Заявления от покупателя об утере кассового чека;
• Товарного чека, распечатанного из программы, в которой ведется учет.

Все документы, связанные с проведением возврата от покупателя в течение кассовой смены или ошибочно пробитым кассиром кассовым чеком, должны быть скреплены с Z-отчетом и справкой кассира-операциониста, и переданы в бухгалтерию компании в сроки, утвержденные внутренними стандартами.

Ошибки при заполнении бланка формы КМ-3

В связи с тем, что данный акт представляет собой крайне важным для инспекции ФНС документом, позволяющим компании доказать, что не оприходование выручки в компании не происходило, особое внимание следует уделить ошибкам, которые имеют место возникать при оформлении данного документа.

Наиболее часто при заполнении возникают следующие ошибки:

1. В акте отсутствуют подписи ответственных лиц. В связи с тем, что данный документ подтверждает выдачу денежных средств это недопустимо.
2. Поле «номер документа» остается незаполненным. Документ кассир распечатывает из программы учета. При этом дата в большинстве случаев проставляется автоматически, а номер акта необходимо вписать вручную.
3. Подписи за всех членов комиссии ставит один человек. Закон установил, что выдача денежных средств по акту КМ-3 должна быть подтверждена комиссией, состоящей из руководителей структурных подразделений, а также кассира. Вследствие этого, документ должен содержать подписи вышеуказанных лиц.

Ответственность за ошибки в заполнении

В каких программах может быть сформирован акт КМ-3

Можно использовать следующие программы:

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1 Нужно ли составлять заполнять КМ-3, по причине проведения возврата покупки после закрытия кассовой смены?

Нет, акт заполняется только при возврате в течение кассовой смены, так как в этом случае денежные средства выдаются из ККМ, а не из операционной кассы.

Вопрос №2 Какой номер чека необходимо отобразить в акте: чека продажи или чека на возврат?

В документе необходимо отразить номер чека, который выдан фискальным регистратором при возврате товара или, если кассир допустил ошибку, номер данного чека.

Вопрос №3 Чем грозит компании отсутствие кассового чека при составлении акта КМ-3?

Законом установлено, что к этому документу необходимо прикладывать кассовый чек (на возврат либо свидетельствующий об ошибке кассира). В тех случаях, когда он отсутствует, необходимо дополнить пакет документов объяснительной от покупателя, если речь идет о товарном возврате, или кассира, если имеет место ошибка сотрудника компании.

Грамотное ведение кассовой дисциплины – необходимость, которая в ходе налоговых проверок может уберечь предприятие от многих неприятностей. Именно поэтому, приходуя денежные средства, следует не только правильно фиксировать выручку, но и документально оформлять возвраты и ошибки.

Если в организации был произведен возврат потребителю денег, по неиспользованному или ошибочному кассовому чеку, то данная операция должна быть подтверждена. Документом, позволяющим удостоверить факт передачи денег в этом случае, является акт о возврате наличных денежных средств. Правильно подготовленный документ позволит обосновать факт уменьшения выручки организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Чтобы понять, что собой представляет акт о возврате денежных сумм, следует рассмотреть при каких ситуациях необходимо его оформление, какой вид имеет данный документ, и как его правильно заполнить.

Когда и в каком виде он нужен

Требования кассовой дисциплины регламентируют случаи, при которых следует оформлять акт, а также его форму.

С информацией по нормативам оформления акта, необходимости составления, а также последствиями его отсутствия, можно ознакомиться:

• в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утверждены Постановлением Госкомстата России №132, 25.12.98);
• в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены Минфином России №104 30.08.93);
• в Указаниях ЦБ № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (07.10.13) и № 1843У «О расходовании наличных средств из кассы» (20.06.07);
• в Письмах УФНС № 22-12/97729 (03.11.06), №34-25/072141(30.07.07), № 18-11/3/092847 (01.10.07), №22-12/118181 (18.12.08); №АС-4-2/6710 (11.04.13);
• в КоАП.

Составлять акт придется, когда из кассы выдаются денежные средства, чек на которые уже пробит, а также в случае ошибок, совершенных кассирами.

Типичными примерами таких случаев являются:

• завышенная сумма чека, ошибочно набранная кассиром при его пробитии;
• чек, выбитый кассиром ошибочно, деньги по которому в кассу не поступили;
• возврат потребителю переплаты, если какой-то из товаров ошибочно пробит несколько раз;
• возврат покупателем купленного товара и компенсация его стоимости из кассы;
• отказ потребителя от покупки после пробития кассового чека и т.д.

Любой возврат средств из кассы требует оформления акта.

Важно помнить, что акт, который отражает возврат покупателю, должен основываться на заявлении последнего.

Требования к заявлению:

• заявление потребителя оформляется письменно, форма изложения произвольна;
• помимо описания претензий или причин возврата товара, текст заявления должен обязательно включать дату обращения, сумму возврата и подпись потребителя;
• чтобы кассир произвел возврат, на заявлении должно стоять разрешение от руководителя организации, либо от лица, имеющего на это полномочия.

Если виза руководителя отсутствует, возврат не допускается, и составлять акт КМ-3 не потребуется.

На необходимость составления акта влияют:

• наличие вышеописанных причин и оснований;
• факт совпадения даты пробития чека и даты проведения возврата;
• способ оплаты покупки.

Если дата возврата позже даты пробития чека, или покупатель приобрел товар, расплатившись не наличными деньгами (например, банковской картой), то акт возврата КМ-3 не оформляют. Это связано с тем, что в этих случаях производить возврат наличных средств из кассы организация не имеет права.

Возврат производят из средств организации (главной кассы), на основании заявления потребителя и приложенного к нему чека, подтверждая факт передачи средств расходно-кассовым ордером (КО-2). Запись о совершенной операции заносится в кассовую книгу в день выдачи средств. При этом допускается производить возврат за счет средств выручки, не занесенной на расчетный счет.

Таким образом, акт по форме КМ-3 составляется только, если возврат средств или исправление ошибки кассира осуществляются в день пробития чека. При этом важно помнить, что акт – это документ, прикрепленный к конкретной кассе. Поэтому, если касс несколько, то возврат должен производиться именно на том аппарате, на котором возвращаемый чек был пробит.

Для возврата установлена унифицированная форма акта – КМ-3, имеющая код по ОКУД – 0330103. Бланк формы КМ-3 имеет следующий внешний вид.

Пример оформления акта о возврате денежных сумм

Процедура оформления актов осуществляется в конце кассовой смены, после снятия Z-отчета (отчет о выручке по кассе за день). Составляется документ в одном экземпляре. Кассир обязан учесть в нем все ошибочные чеки, а также все суммы, которые были возвращены потребителям в течение смены.

Заполнение бланка может производиться вручную, либо быть сформировано на компьютере. Часть программ, поддерживающих работу кассы, например 1С, Контур, SAP, имеют функцию, позволяющую сформировать акт КМ-3.

В составлении акта принимает участие комиссия, в которую входят сотрудники, предоставившие кассиру право произвести возврат.

В зависимости от полномочий ими могут являться:

• заведующий подразделением/отделом/секцией;
• старший кассир смены;
• главный бухгалтер;
• руководитель организации.

Акт заверяется печатью и собственноручными подписями членов комиссии.

Кроме заполнения формы потребуется подкрепить составление акта дополнительными документами.

Сделать это можно:

• самим кассовым чеком;
• чеком товарным (если в процессе работы касса не используется);
• чеком возврата.

Чек, на основании которого составляется акт, должен быть подписан руководителем или иным лицом, имеющим полномочия разрешить выдачу наличных из кассы. Также на чеке проставляется штамп о том, что он погашен.

Чеки, учтенные в акте, должны быть наклеены на лист бумаги. Они являются приложением к акту, и должны храниться 5 лет вместе с ним.

Если акт составляется по причине возврата средств, то само заявление потребителя с визой руководителя организации, как основание возврата, также прикладывается к акту.

После оформления акта реквизиты документа заносятся в журнал кассира. Сам акт и приложения передаются в бухгалтерию организации. На его основании бухгалтер уменьшает сумму кассовой выручки за день.

Нестандартные ситуации

Несмотря на установленный порядок оформления, существуют ситуации, при которых его выполнение может быть затруднено.

Ошибка

Если в основании акта лежит ошибка кассира, то подтвердить её чеком не всегда возможно. Кассир может совершить ошибку, но, не заметив её сразу, отдать неверный чек потребителю. Также чек может быть утрачен кассиром (испорчен или потерян).

В этом случае руководитель имеет право наказать работника за халатность, согласно 244 статье ТК России. Однако это не отменяет необходимости оформлять акт и фиксировать в нем промах кассира. При составлении акта принято использовать в качестве основания объяснительную записку работника, допустившего её.

Форма объяснительной свободная.

В ней прописываются:

• дата совершения кассовой ошибки;
• ФИО ответственного сотрудника;
• номер ККМ;
• причины возникновения ошибки;
• причины отсутствия чека.

Законодательно это требование не закреплено. Но составление такого документа станет дополнительным доказательством того, что организацией не было допущено нарушений в фиксации прихода выручки. Также можно приложить к акту товарный отчет.

Возврат

Сложности, которые связаны с оформлением возврата денег потребителям, обусловлены тем, что правила оформления прописаны для идеальных условий.

Затруднения у кассиров возникают в случаях:

• если у потребителя, вернувшего товар, отсутствует чек;
• при необходимости вернуть деньги не по всему чеку, а только по его части;
• с печатью чека на возврат.

Случаи возникновения у организации обязанности возвращать клиентам деньги, прописанные в законе «О защите прав потребителей», предусматривают возврат средств даже без предъявления чека. Потребителю достаточно написать заявление на возврат и доказать, что товар куплен на данной торговой точке. Поэтому приложить кассовый документ не всегда возможно.

Если чека в наличии нет, это расценивается налоговыми специалистами, как нарушение требований по оформлению прихода выручки и может повлечь за собой наложение на организацию штрафа. Чтобы предотвратить такой исход дела, можно заменить чек заявлением потребителя, вернувшего товар о том, что чек был им утрачен.

Есть чек в наличии, но возврат производится только в отношении одного из перечня товаров, следует оформлять акт только на сумму возврата. При этом чек у покупателя придется забрать для отчета. Взамен закон допускает выдачу потребителю копии чека, заверенной печатью организации и подписью руководства.

Сложности, которые возникают при печати чека на возврат, часто вносят дополнительную путаницу в работу кассиров:

• в зависимости от марки/модели кассового аппарата, сумма возврата может отражаться в ККМ как выручка, а не как списание (это вносит дополнительные трудности в работу бухгалтерии);
• чек на возврат не всегда может быть выбит (например, если к моменту возврата в кассе недостаточно денег, чтобы компенсировать потребителю сумму покупки);
• чек на возврат — не фискальный документ и является лишь приложением к акту КМ-3.

Именно поэтому удобнее использовать схему составления акта КМ-3 с приложениями, минуя пробитие чека на возврат.

Инструкции по заполнению

При оформлении бланка следует заполнить обязательные поля.

К ним относятся:

Конец документа содержит информацию о лицах, которые вошли в комиссию по составлению акта. На акте должны стоять подписи всех лиц, которые приняли участие в возврате средств (разрешили и реализовали его).

Прочие нюансы

Важно правильно заполнять все документы, чтобы доказать отсутствие умысла на сокрытие части выручки.

Акт будет недействителен, если не будет содержать:

• подписи лиц, разрешивших или осуществивших возврат;
• все подписи сделаны одним человеком;
• номера документа.

Также важно, чтобы документ был зафиксирован в дату оформления во всех сопутствующих документах – журнале кассира, кассовой книге и т.д.

Если не учитывать эти нюансы, то на основании КоАП, налоговая служба может оштрафовать организацию. Возможная сумма штрафа – 50000 рублей.

Следует знать, что срок давности по нарушениям, связанным с кассовой дисциплиной равен двум месяцам. Претензии, которые предъявляют на этом основании специалисты ФНС после этого срока, неправомерны.

В итоговый комплект документов, доказывающих проведение возврата, должны войти:

• сам акт о возврате денежных сумм;
• погашенный чек;
• основания для возврата (заявление потребителя);
• дополнительные документы (объяснительная кассира, товарный чек, товарный отчет).

Такого комплекта будет достаточно, чтобы в случае претензий со стороны сотрудников налоговой службы, отстоять свою позицию в суде.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.